3.3. Основними одиницями обліку архівних документів незалежно від виду носія, способу та техніки закріплення інформації є архівний фонд та одиниця зберігання. Аудіовізуальні та електронні документи враховуються також за одиницями обліку.
4.48 Одиниця обліку – це право або група прав, обов'язок або група обов'язків або група прав та обов'язків, до яких застосовуються критерії визнання та принципи оцінки.
Одиницею зберігання архівних документів на паперовій основі є справа, тобто сукупність документів або окремий документ, укладені в окрему обкладинку або папку. Одиницею зберігання електронних документів в даний час вважається контейнер електронного документа, Т.е.
Організація архівного зберігання документів передбачає виконання прописаних інструкцій, заснованих на положенні закону РФ №125-ФЗ «Про архівному справі в Російській Федерації», який прийнятий 01 жовтня 2004 р. Будь-які підприємства повинні накопичувати інформаційні дані.