Покрокова інструкція, як правильно архівувати документи в паперовому вигляді
- Розсортувати папери за строками.
- Скласти опис на всі наявні примірники.
- Розподілити бланки по папках, оформити обкладинки.
- Знищити неактуальні сторінки, які не мають цінності та не підлягають збереженню.
Збережена копія
Не забувайте: в архіві теж працюють люди. … Як спілкуватися з архіваріусом
- привітатися;
- позначити мету свого візиту;
- уточнити, чи можна сьогодні попрацювати в читальному залі і до якої години;
- ввічливо сформулювати прохання;
- питати дозволу на деякі дії (копіювання, фотографування).
Як уже зазначалося, відібрані для передання в архів організації справи підлягають повному оформленню, яке включає:
- підшивку або палітурку справи ;
- нумерацію аркушів справи ;
- складання аркуша-засвідчувача;
- складання обкладинки справи;
- складання (за необхідності) внутрішнього опису документів справи .