Архіви організацій здійснюють прийом електронних документів (ЕД), забезпечують їх збереження, облік, відбір та використання, а також підготовку та передачу на державне зберігання. На зберігання передаються ЕД у складі фондів організацій – джерел комплектування архівів.
Архіваріус – це посадова особа, яка відповідає за збереження документів у архіві, їх опис та своєчасне знищення (після закінчення терміну зберігання, встановленого законодавством).
Архівсховище повинно мати природну або штучну вентиляцію, що забезпечує рециркуляцію повітря, стабільність температурно-вологісного режиму, очищення повітря від пилу та агресивних домішок, а також відповідати сучасним вимогам компактності та економічності.